総務のおばちゃんが、経理の元上司がいい加減だったから、無茶苦茶になっていると言っていた項目に、顧客からの過入金で預り金としているものがある。
それが既に残高数十万に達していて、余程ズボラで無いとそんな額にはならない。
わしが経理を担当しだしてからも、過入金はあるが、総務のおばちゃんは「請求書を送る時に（その旨を書いた）紙を入れておくわ」と言っていた。
しかし、チェックしてみると、預り金のある顧客から、既に何回も入金がされている。
総務のおばちゃんは全然精算せずに放置していた。
そりゃ、しっかりと返金業務をやっていなければ、残高が膨れる一方だわな。
で、請求書を作るシステムは、経理ソフトとは別になっていて、わしは触れる暇が無いのと、下手に触っておかしくしてしまってはいけないので、触っていなかったのだが、操作してみると、売掛金残高があれば、それに対応する入金処理が行え、且つ、備考欄に「預り金戻し」とか記入もできる。
つまり、請求書を発行する前に、預り金を入金処理してから発行すれば、顧客には正しく精算された額の請求ができるのに、総務のおばちゃんはそれをやってない為に、お客の過入金を返さないという事態が発生していた訳だ。
総務のおばちゃんは、システムがダメだと言っていたが、やっぱり思った通り、使う人間の問題だったな。