仮払金の精算で、消費税が内税の仮払金と外税の仮払金があり、それをまとめて、本体の部分だけ費用確定する処理をやっていたが、外税の仮払金は、消費税負担をどうするのか分からなかったので、上司に聞いた。
わしは、外税の部分を業者に支払って無いと思い込んでいたので、業者が支払う代わりに、自社で負担するのかと思っていた。
なので、借方に本体の確定した費用と、仮払消費税を計上すると、バランスがとれないのでどうするのか？と聞いた訳だが、上司は「この支払いには消費税がつく訳」と、またもやアサッテ系の回答を始める。
「どうやってバランスをとるのですか？」
「この支払いには消費税がつく訳」
という不毛な永久ループのやり取りが約３０分続いたが、午前10時半なのに、夜21:00くらいまで残業したようにゲンナリしてしまった。
結局、業者には消費税を支払っていて、仮払金には消費税が含まれて居ないが、精算時には、借方と貸方の両方に仮払消費税を計上すると言われた。
これは、簿記的にはプラスマイナスゼロなので、「無くてもいいんじゃないですか？」と聞くと、「消費税を何に払ったのか分からなくなる」とか言われた。釈然としなかったが、これ以上、上司から有効な回答は得られないと断念した。
で、全然釈然としないまま、経理ソフトの摘要欄に、本来の費用の意味を考えつつ、自分でコメントを書いてて、処理をしていて、その理由に気が付いた。
要するに、先に業者にある費用で消費税を支払っているが、それを一旦戻して、別の費用の消費税として支払ったと処理しているのだ。
たとえば、缶コーヒーを120円で買ったとして、お客に出すのか従業員に出すのか不明な為、仮払金114円、消費税6円で計上し、後で、その缶コーヒーは従業員に渡されたので、厚生複利費として114円を費用確定し、仮払金の消費税を一旦戻して、厚生複利費の消費税として計上しなおすという具合だ。
しかし、本来の意味で考えると、そういう解釈しか成り立たないから、恐らくわしの考えた処理概念であっていると思うが、上司にその概念があるのかは不明だ。
もし、消費税の支払い目的の付け替えと説明するならば、「消費税を一旦戻す」という説明があって然るべきだが、上司の口からは一言もそういう事は語られず、単に「左に仮払消費税、右に仮払消費税」としか言わないからだ。
そして、帳簿に仮払金をつけるにしても、税込なのか税抜なのか、折角の帳簿に摘要欄があるのに空欄にして、いい加減に付けている。こういう事をやってるから、内税なのに外税の処理をして、仮払金残高が合わないという事になる。
そして、わしが上司のつけた帳簿を元に仮払金の精算をする時は、まず税込みか税抜かを確認する為に、請求書を探すところから始まる。非効率この上ない。
上司が今までやっていた環境は、ヒューマンエラーが出やすい。
例えば、ある数字を表から転記するにしても、順番が少し違っていたりして、わしが上から順番に転記すると、ほぼ100%間違えて書き直すハメになる。
上司は見て書けばいいなどと言っているが、効率が悪いのと間違いが起こりやすいという正確性と時間のロスについて、余り考慮していないようだ。
しかし、間違いを起こし易い環境を放置するというのは、絶対にやってはならない。例えば、自動車教習所で車のアクセルとブレーキが左右逆になっている車があったとする。
自動車教習所へ通う時は普通の車を運転して行き、教習所内でアクセルとブレーキが左右逆の車を運転し、そして、再び車に乗って家に帰るという場合、上司の言によれば、「教習所内の車はアクセルとブレーキが左右逆になっているのだから、それを頭に入れて運転すれば良い」という事になる。
しかし、普通、まずどこかで絶対に事故るだろう。
恐らく、Excelで表を作リ直せないから、順番が違っているのを我慢してその内慣れてしまったから、何とも思わないのかもしれないが、組織としては可能な限り特殊性を排除して、大部分の仕事が誰でもできるように汎用化すべきだな。