日常業務において、伝票処理、振替伝票作成、帳簿記載とあるが、上司からは一切その連携について教えられていない。
上司の言った事は、
「伝票に勘定項目のスタンプを押し、印鑑を押さないといけない」
「振替伝票を作成しないといけない」
「帳簿をつけないといけない」
「伝票、振替伝票に印鑑を押して、経理スタンプを押さないといけない」
だけである。
上司の説明だけで経理をやると、次の様な問題がおこる。
・伝票の勘定項目記載漏れ
・伝票の振替伝票への記載漏れ
・振替伝票へ費用計上漏れ
・帳簿の記載漏れ
上司が業務フローを一切言わないので、伝票を元に帳簿をつけて振替伝票を作成したり、各作業の順番を色々自分で試行錯誤した為に、色々なミスをした訳だ。
わしがミスをしても、上司は「ちゃんとやらないといけない」と言うだけで、再発防止の為の業務フローを一切言わない。というより、上司自体、業務フローを全く理解していないフシがある。
伝票や振替伝票に、印鑑やスタンプを押す作業というのは往々にして、何かの確認作業の区切りに押すものである。
上司は伝票に勘定項目のスタンプを押すと、その横にすぐに印鑑を押してしまうが、本来は何か確認作業の為に押すようになっているはずだ。
本来の業務フローを考えつつ、それぞれスタンプや印鑑の意味を自分で考えると、次の手順ならば、チェック工程として意味のあるものになるのではないか？と考えた。
1. 伝票に計上する費用の勘定項目のスタンプを押す。
2. 振替伝票に伝票の費用を計上したら、伝票の勘定項目の横に印鑑を押す。
3. 振替伝票を印刷し、計上した費用の金額をチェックして、合っていたら、伝票の金額に対して印鑑を押す。
4. 振替伝票を帳簿に記載したら、記載したページの振替伝票に印鑑を押す。
5. 最後に伝票と振替伝票をつき合わせ、数字と勘定科目をチェックして合っていれば、経理処理スタンプを押して仕上げる。
こうやると、転記工程それぞれに確認作業が入り、印鑑やスタンプが抜けていたら、どの工程を忘れているのか分かり、経理処理として正確になるはずだ。
こんなの普通は、経理始めた初日に教えて貰えそうなものだが、自分でわざわざ失敗して、どういった不都合があるのかという全パターンを学習した上で、それを防止する為の対策としての確認手順というものを考えた為に、理解するのに２ヶ月もかかったorz
入社した時は、「上司に教えて貰いなさい」と言われたが、上司からは経理の初歩すら教えて貰えそうに無いので、こんな風に自分で理論を考え出すような事では、非効率この上無い。これは本を買って勉強した方がいいなあ。