月: 皇紀2667年9月

唐突に上司が朝やってきて、「○×の資格を取った方がいい」とか言い出した。

わしは昨日の休みに経理関係のサイトを巡り、簿記の初歩すら身についていない事を思い知らされたので、「それよりは業務に直接関係のある経理関係の資格を取りたいですね」と言ったが、上司は無言のまま。

そして、上司は、わしの言った事を完全に無視しつつ、現状、会社にはその資格を持っている人がおらず、名義を借りている状態だと話を続けたが、上司の指導の下、２ヶ月半日常業務をやっていても、簿記の初歩すら身に付かない状態では、まず、勉強するなら経理の方が先である。

そもそも、簿記の初歩すら身に付いてないわしが、経理に関係の無い資格の為に、一生懸命勉強しているとなると、社長あたりは「経理の仕事から逃げてるから、経理が嫌なんじゃないのか？」って思うだろう。

で、その関係の無い「資格を取る」という方向から話を逸らす為に、資格の名義貸しの話題で、わしの親父がその手の資格の強力なのを持ってて、名義貸してくれとよく言われていたという話をした。

すると、上司は無言のまま暫し次の言葉を捜していたようだが、立ち上がって自分の席に戻ってしまった:-)
大抵、関係者にこういう話をすると、「君の父の資格はすごいなあ」というリアクションがあるのだが、上司はつくづく人を褒めたり、「すごい」というのが嫌なようだ:-)

なぜ唐突にその資格の話が出てきたのかよく分からないが、その資格は経理部の人間が取るより、営業部の上司が真っ先に取るべきものであり、恐らく、社長あたりに上司が言われ、資格を取るのが面倒なので、わしにそのまま自分に言われた事をスルーしたのだろう。

上司がわしのところにやってきて、今日やらなければならない仕事を中断させて１週間後とか締め切りまでまだ余裕のある仕事をすぐやらせようとするのは、大抵、社長などに「どうなっている？」と聞かれたもののようだ。

今まで伝言要員にしかならない中間管理職って揶揄した上司はいるが、仕事の重要度や納期を無視してまでやらせようとする人は居なかったな。ここまで酷いのは初めてお目にかかった。さすが、腐れ団塊:-)

日常業務において、伝票処理、振替伝票作成、帳簿記載とあるが、上司からは一切その連携について教えられていない。

上司の言った事は、
「伝票に勘定項目のスタンプを押し、印鑑を押さないといけない」
「振替伝票を作成しないといけない」
「帳簿をつけないといけない」
「伝票、振替伝票に印鑑を押して、経理スタンプを押さないといけない」
だけである。

上司の説明だけで経理をやると、次の様な問題がおこる。
・伝票の勘定項目記載漏れ
・伝票の振替伝票への記載漏れ
・振替伝票へ費用計上漏れ
・帳簿の記載漏れ

上司が業務フローを一切言わないので、伝票を元に帳簿をつけて振替伝票を作成したり、各作業の順番を色々自分で試行錯誤した為に、色々なミスをした訳だ。

わしがミスをしても、上司は「ちゃんとやらないといけない」と言うだけで、再発防止の為の業務フローを一切言わない。というより、上司自体、業務フローを全く理解していないフシがある。

伝票や振替伝票に、印鑑やスタンプを押す作業というのは往々にして、何かの確認作業の区切りに押すものである。

上司は伝票に勘定項目のスタンプを押すと、その横にすぐに印鑑を押してしまうが、本来は何か確認作業の為に押すようになっているはずだ。

本来の業務フローを考えつつ、それぞれスタンプや印鑑の意味を自分で考えると、次の手順ならば、チェック工程として意味のあるものになるのではないか？と考えた。

1. 伝票に計上する費用の勘定項目のスタンプを押す。
2. 振替伝票に伝票の費用を計上したら、伝票の勘定項目の横に印鑑を押す。
3. 振替伝票を印刷し、計上した費用の金額をチェックして、合っていたら、伝票の金額に対して印鑑を押す。
4. 振替伝票を帳簿に記載したら、記載したページの振替伝票に印鑑を押す。
5. 最後に伝票と振替伝票をつき合わせ、数字と勘定科目をチェックして合っていれば、経理処理スタンプを押して仕上げる。

こうやると、転記工程それぞれに確認作業が入り、印鑑やスタンプが抜けていたら、どの工程を忘れているのか分かり、経理処理として正確になるはずだ。

こんなの普通は、経理始めた初日に教えて貰えそうなものだが、自分でわざわざ失敗して、どういった不都合があるのかという全パターンを学習した上で、それを防止する為の対策としての確認手順というものを考えた為に、理解するのに２ヶ月もかかったorz

入社した時は、「上司に教えて貰いなさい」と言われたが、上司からは経理の初歩すら教えて貰えそうに無いので、こんな風に自分で理論を考え出すような事では、非効率この上無い。これは本を買って勉強した方がいいなあ。

今日の分の仕事は11時には完了した。
今日は上司が休みだったので、不毛なやり取りもなく仕事がはかどった。

そして、午後は先月末の処理で唯一残っている銀行関係の処理だったが、昨日、上司にそれをやると言っていたのに、その仕事に必要な用紙が無い。

整理に難のある上司なので、月末処理に必要な用紙がどこにあるのか分からない事がしばしばある。

まあ、上司が用意する用紙は、大抵、電卓を叩いて表を埋めるという非効率なものだから、Excelでとっとと作って、電卓叩かないでも数値を入れたらすぐに計算結果が出るようにした。

予想外にあっという間に出来たので、定時までまだ３時間を残した状態。
ついでに、電卓叩いて表を埋める形式のものを他に２〜３駆逐した。
それでも時間が余ったので、しょうがないから上司が怠慢してつけていない帳簿をつけて尻拭いをやった:-)

これで、日々の業務スピードと月末処理のスピードが上がるから、今後は休日や祝日に会社に来ても、やる事がなくなるな。

 

仮払金の精算で、消費税が内税の仮払金と外税の仮払金があり、それをまとめて、本体の部分だけ費用確定する処理をやっていたが、外税の仮払金は、消費税負担をどうするのか分からなかったので、上司に聞いた。

わしは、外税の部分を業者に支払って無いと思い込んでいたので、業者が支払う代わりに、自社で負担するのかと思っていた。

なので、借方に本体の確定した費用と、仮払消費税を計上すると、バランスがとれないのでどうするのか？と聞いた訳だが、上司は「この支払いには消費税がつく訳」と、またもやアサッテ系の回答を始める。

「どうやってバランスをとるのですか？」 

「この支払いには消費税がつく訳」

という不毛な永久ループのやり取りが約３０分続いたが、午前10時半なのに、夜21:00くらいまで残業したようにゲンナリしてしまった。 

結局、業者には消費税を支払っていて、仮払金には消費税が含まれて居ないが、精算時には、借方と貸方の両方に仮払消費税を計上すると言われた。

これは、簿記的にはプラスマイナスゼロなので、「無くてもいいんじゃないですか？」と聞くと、「消費税を何に払ったのか分からなくなる」とか言われた。釈然としなかったが、これ以上、上司から有効な回答は得られないと断念した。

で、全然釈然としないまま、経理ソフトの摘要欄に、本来の費用の意味を考えつつ、自分でコメントを書いてて、処理をしていて、その理由に気が付いた。

要するに、先に業者にある費用で消費税を支払っているが、それを一旦戻して、別の費用の消費税として支払ったと処理しているのだ。

たとえば、缶コーヒーを120円で買ったとして、お客に出すのか従業員に出すのか不明な為、仮払金114円、消費税6円で計上し、後で、その缶コーヒーは従業員に渡されたので、厚生複利費として114円を費用確定し、仮払金の消費税を一旦戻して、厚生複利費の消費税として計上しなおすという具合だ。

しかし、本来の意味で考えると、そういう解釈しか成り立たないから、恐らくわしの考えた処理概念であっていると思うが、上司にその概念があるのかは不明だ。

もし、消費税の支払い目的の付け替えと説明するならば、「消費税を一旦戻す」という説明があって然るべきだが、上司の口からは一言もそういう事は語られず、単に「左に仮払消費税、右に仮払消費税」としか言わないからだ。

そして、帳簿に仮払金をつけるにしても、税込なのか税抜なのか、折角の帳簿に摘要欄があるのに空欄にして、いい加減に付けている。こういう事をやってるから、内税なのに外税の処理をして、仮払金残高が合わないという事になる。

そして、わしが上司のつけた帳簿を元に仮払金の精算をする時は、まず税込みか税抜かを確認する為に、請求書を探すところから始まる。非効率この上ない。

上司が今までやっていた環境は、ヒューマンエラーが出やすい。
例えば、ある数字を表から転記するにしても、順番が少し違っていたりして、わしが上から順番に転記すると、ほぼ100%間違えて書き直すハメになる。

上司は見て書けばいいなどと言っているが、効率が悪いのと間違いが起こりやすいという正確性と時間のロスについて、余り考慮していないようだ。 

しかし、間違いを起こし易い環境を放置するというのは、絶対にやってはならない。例えば、自動車教習所で車のアクセルとブレーキが左右逆になっている車があったとする。

自動車教習所へ通う時は普通の車を運転して行き、教習所内でアクセルとブレーキが左右逆の車を運転し、そして、再び車に乗って家に帰るという場合、上司の言によれば、「教習所内の車はアクセルとブレーキが左右逆になっているのだから、それを頭に入れて運転すれば良い」という事になる。

しかし、普通、まずどこかで絶対に事故るだろう。

恐らく、Excelで表を作リ直せないから、順番が違っているのを我慢してその内慣れてしまったから、何とも思わないのかもしれないが、組織としては可能な限り特殊性を排除して、大部分の仕事が誰でもできるように汎用化すべきだな。

振替伝票のある項目について、ある費用が含まれているので、それを別項目で挙げなければいけないと上司から指摘が入った。

上司はExcelで印字した結果の一覧を見つつ、黙々と電卓を叩き、数字を鉛筆で書いたが、積算根拠がさっぱり分からない。 

「その数字はどうやって出したのですか？」

「積み重ねや」

「何かを電卓に入れて出したんですよね？どうやって出したのですか？」

「だから一日一日の積み重ねや」

「だから、どの数字を足したか引いたかして出したんですか？」

「積み重ねや」

そう言いながら、わしのパソコンの作業中のExcelや経理ソフトを終了させて、別アプリケーションを起動して、何か見せようとしたが、わしはそれを遮り、

「パソコンでソフトを起動しなくても、その一覧で数字を電卓叩いて出したんですよね？そこで数字が出せるのにソフトを起動する必要は無いでしょう？どうやってその数字を出したんですか？」

と言うと、やっと、紙に印字されているある項目の６月分と７月分の集計を足したものだというわしの目的とする回答が得られた。

目的とする数字がＣとして、Ｃ＝Ａ＋Ｂとすると、 わしは「ＣはＡとＢを足したもの」という回答を期待していたが、上司は「ＣはA1+A2+A3+A4+…とB1+B2+B3+B4+…の数字の積み重ねである」と言いたかったようだ。 

そして、わしが何度も同じ事を聞いているのが、上司の的外れな回答によるものではなく、わしが理解できない為だと思い込み、自分の主張を補強する為に「いかに費用が積みあがっているのか」という生データをわしに見せようとしたというところだろう。

手段の為に目的を忘れるという感じ。 
なんかもう嫌になってきたな…

昨日休んだので、今日は溜まっている伝票を処理した。

銀行への売り上げ入金は上司がやってくれたので大変助かった。

しかし、午後から休み無しで10日の伝票処理にあたったが、延べ7時間は掛かった。速度の改善余地はもう余り無いので、伝票の多い日の処理は、やっぱり一人では残業無しでは無理だな。

11日分は処理する伝票が少なかったので、1時間足らずでできて、昨日休んだ分は今日中に取り返せたが、先月末伝票処理が手付かず。

10日伝票処理中に、親会社の経理の偉いさんがやってきて、上司に「前に指摘してから二週間は経つが、7月締めの合わない所をどうするんだ？」と詰問していた。

上司は通常業務が忙しくてできないと言い訳していたが、「何時に帰ってるんだ？」と問われ、「７時か８時」と答え、「通常業務が終わってからできるだろう？できてないなら休みを取らず、出てきたらどうだ？」とツッ込まれていた。

確かに「７時か８時」では、そういうツッコミが入るよなあ。

わしは、経理システムが22:30に停まるのと、間接部門故に深夜残業がつくのを遠慮して、22時には切り上げているが、少なくとも精一杯やっていると言い訳するには、「21時から22時くらいまで」って言わないと、言い訳が立たんと思う。

今日、上司は21時くらいまで会社に居たが、結局はわしより先に帰ったし、残ってた時間で経理の事をやった気配は無い。結局、通常業務が忙しくてできないって言い訳の正当化を補強する為に会社に残っている時間を遅くしたって感じがするな。

この上司の姿を見ていて、わしは、わしに期待される役割という事を考えてしまった。わしは友人が「Excelの入力できる人を募集している」というので、求人広告を見ないまま、今の会社に応募したのだが、後で社長から求人募集は、「Excelの入力のできる経理経験者」と教えられた。

なので、どちらかと言えば、コンピュータ技術者よりは、経理のエキスパートでパソコンもできる人ってのが理想像だったのかもしれない。

だとすると、上司の経理処理のミスを見抜くだけの力を早急に付けねばならず、その為には、更に効率良く仕事をこなして時間を作れるようにしないといかんなあ。

先月末の経理処理について、上司が毎日のように「どうなった？」と 聞いていたのが、昨日から全然言わなくなった。

一応、全て経理ソフトへの入力は終わっていて、後はややこしいものを上司にチェックして欲しいのだが、上司は簡単なものを、わしを操り人形にしてパソコン入力させたがるが、ややこしい問題にはタッチしたがらない。

昨日も、上司がややこしいと思っている経理処理について、どうせわしが独力でやらないといけないだろうと思って、情報整理の為にExcelで表を作ってパソコン画面に出しておいたが、それを見てからというもの「どうなった？」とは尋ねて来なくなった。

上司にしょうもない事で時間を取られたく無い時は、上司の嫌がりそうな経理処理を画面に出して、魔除けにするのが効果的だというのが分かった（笑）。

しかし、本当はそういうややこしい問題こそ、どうするべきか指導して欲しいんだが…。

先月末に起こった経理処理のややこしい話にしても、わしは自分の理解する範囲の経理の知識で経理ソフトへ入力した。

経理処理は日報として提出して、上司が毎日チェックする事になっているから、間違いがあれば即座に指摘がある事を期待できるとこの時は思っていた。

しかし、昨日の上司曰く、「あれで合ってるんやな？」

…

経理経験２ヶ月のわしが知るかっ！！

とは言わなかったが^^;チェックする役割を担う人にそういう事を言われるとは思わなかったorz

しかも、上司は「自分では分からないから、分かる人に聞け」という指示も出さず、勿論、上司自ら調べてわしに教えてくれるという事は絶対に有り得ない。 

わしは、不安になり、親会社の経理の偉い人に合っているのか聞きに行ったが、一応、合っているそうなので、とりあえず一安心だが、「ややこしくなる前に聞きに来い」と言われてしまった。

親会社の人に聞きに行くという事は、「社内でちゃんとできてません」という事なので、とても恥かしい事だが、社内のチェック機構が働かないので、もはや体面がどうとか言ってられる状態じゃないわな。 

銀行が閉まってて、入出金が無い土日は経理部にとっては暇だ。 

今日は午後から上司に操り人形にされそうになったが、日常業務が終わっていなかったので、上司が横に座っても作業を続けていた。

ずーっと無言のまま座り続けるので、「暫く掛かりますから、終わったら言います」と言ったら、自席へ戻っていった。

しかし、日常業務が終わっても上司には言わず、経理ソフトの先々月末の処理を参考に自分で入力した。

そもそも、わしを教育する目的ならば、わしを操り人形にして動かすのでは無く、雛形を参考にさせて自分でやらせて、間違っていたら指摘するというのが上司という指導する立場のあるべき姿だろう。

という訳で、あるべき姿にわしの方からお膳立てしてあげた（笑）。 

上司は何がしたいのかよく分からないのだが、上司の言った通りにわしを操り人形にして動かせば、自分がパソコンを操作している様な擬似感覚が得られるから、操り人形にしたいのだろうか…。

とりあえず、今日中に10日に完成させなければならない処理が99%終わったので、明日も暇だろうから、インターネットバンキングで月曜の振込み予約をして、月曜に出社したら、ほぼ仕事の半分が終わっている状態にしておこう:-)